|
||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||
Робота з програмою3.1 Діалог "Розрахунковий центр"В діалозі "Розрахунковий центр" (Малюнок 1) об'єднано інформацію про всі договора, заключені між кредитною спілкою та фізичною особою.Функції діалогу "Розрахунковий центр":
Пропонується наступна схема роботи:
Для виклику діалогу "Розрахунковий центр" використовується команда: Операції -->Типові операції--> Розрахунковий центр Робота з діалогом: Робота з діалогом "Розрахунковий центр" проводиться наступним чином:
В результаті розрахунку заповниться таблиця діалогу. В ній окремо згруповано договора кредиту, депозиту та договора пайових внесків (Малюнок 2). Для того, щоб переглянути кожен договір більш детально, необхідно розкрити групу договорів. Для цього натискаємо "плюсик" з лівої сторони рядка (Малюнок 3). Всі договора застави за певним договором кредиту також об'єднано в групи (Малюнок 4). Діалог має встроєну функцію контролю правильності заповнення закладок у договорах. Якщо сума по проводкам та сума по картці договору відрізняються, то в таблицю буде внесена сума по проводкам, виділена червоним кольором та знаком запитання (Малюнок 5).
Детальніше про виявлені розбіжності можна дізнатися у "Рядку становища" (Малюнок 6) попередньо натиснувши лівою кнопкою миші на рядок договору, у якому виявлено помилку. Інформацію про всі договора на контролі (із виявленими розбіжностями сум за проводками та за карткою договора) можна отримати у вигляді друкованої відомості "Контроль" (Малюнок 7). Ця відомість також надає перелік проводок на 376, 551 та 686 рахунках, які не увійшли в аналіз по договорам. За необхідності, можна переглянути (редагувати) картку договору (Малюнок 8). Для цього неохідно натиснути кнопку "Картка" або обрати пункт "Відкрити картку договору" в контекстному меню. Передбачено оперативний виклик наступних діалогів:
Викликати потрібний діалог можна за допомогою контекстного меню або головного меню. Для цього потрібно вибрати рядок із потрібним договором (лівою кнопкою миші). Потім викликати контекстне меню (правою кнопкою миші) (Малюнок 9) або обрати пункт головного меню "Договора" (Малюнок 10).
3.2 Створення договорів кредиту та депозиту.Для виконання процедури оформлення договорів кредиту та депозиту у системі існують спеціальні діалоги "Оформлення кредиту" та "Оформлення депозиту". Ці діалоги створюють у системі договір кредиту або депозиту та автоматично формують потрібні проводки по створеному договору. Отже, Користувачу необхідно лише внести потрібні дані у поля цих діалогів, та виконати збереження створених об'єктів.
Для створення договору кредиту та договору депозиту через ці діалоги, необхідно виконати однакову послідовність дій:
3.3 Виконання операцій фактичних розрахунків за договором.3.3.1 Погашення кредиту.Для оформлення чергового внеску (погашення) за договором кредиту у системі створено спеціальний діалог "Оформлення внеску". Діалог "Оформлення внеску" забезпечує оформлення чергового внеску для наступних випадків:
Для зручності Користувача під час оформлення внеску таблиця "Стан договору" діалогу "Оформлення внеску" відображає наступну інформацію:
Для оформлення внеску спочатку необхідно заповнити поля "Член кредитної спілки / Організація" і "Договір" (Малюнок 8). Ці поля пов'язані між собою, тому якщо значення одного із цих полів вибрано, інше поле заповнюється автоматично. Після вибору члена спілки, або договору кредиту, виконується автоматичний розрахунок суми чергового внеску. Користувачу надається можливість виправити розраховану суму внеску на фактичну, яку вносить позичальник. Після цього потрібно сформувати проводки на закладці "Проводки" за допомогою кнопки "Підготувати проводки" та зберегти зміни кнопкою "Зберегти". Для остаточного розрахунку за договором кредиту використовується галочка "Остаточний розрахунок". Остаточний розрахунок відбувається у двох випадках - під час сплати останнього платежу по запланованому графіку та під час дострокової сплати залишку тіла кредиту. В останньому випадку увесь залишок тіла кредиту включається до суми чергового внеску. Після збереження змін кнопкою "Зберегти" у картку договору додається параметр "Дата закриття", який містить дату закриття договору та вказує на те, що договір закрито. Галочка "У тому числі пені" необхідна для врахування нарахованої пені у загальній сумі чергового внеску. Пеня може не враховуватись, наприклад, у випадку, коли дата погашення чергового платежу припадає на вихідні або не робочі дні, а погашення відбувається відповідно, пізніше. Погашення кредиту здійснюється у наступному порядку: спочатку гаситься пеня, потім відсотки, тіло кредиту - в останню чергу. Якщо суми чергового внеску недостатньо для погашення пені - непогашена частина пені заноситься у поле "Заборгованість по сплаті пені" на закладці "Статистика" договору кредиту. Якщо суми чергового внеску недостатньо для погашення нарахованих відсотків - непогашена частина відсотків заноситься у поле "Заборгованість по сплаті процентів" на закладці "Статистика" договору кредиту. Непогашена частина пені та непогашена частина відсотків включаються до наступного платежу позичальника. Якщо суми фактичного внеску недостатньо для погашення тіла чергового внеску, у розрахунку наступного платежу буде враховано несплачену частину тіла попереднього внеску, пеню, нараховану на несплачену частину тіла, відсоток за користування залишком тіла кредиту і тіло наступного платежу. Блок "Враховувати наступний платіж" використовується для дострокового погашення наступного платежу у випадку, коли позичальник хоче внести кошти раніш від запланованого за графіком платежів терміну. В даному випадку "наступний платіж" - це платіж, який вказано у графіку платежів наступним після дати погашення. Для дострокового погашення наступного платежу необхідно увімкнути галочку "Враховувати наступний платіж". При достроковому погашенні в суму внеску включаються: заборгованість по сплаті тіла кредиту, тіло наступного платежу та сума процентів, нарахованих на дату погашення кредиту. Таким чином авансом гаситься тільки тіло наступного платежу, відсотки в цьому випадку нараховуються по поточну дату.
3.3.2 Поповнення (повернення) депозиту.Діалог "Поповнення (повернення) депозиту (Малюнок 12) призначений для оформлення чергового поповнення (повернення) за договором депозиту. Для виклику діалогу "Поповнення (повернення) депозиту" використовується команда: Операції --> Типові операції --> Поповнення(повернення) депозиту
Діалог "Поповнення (повернення) депозиту" призначений для оформлення чергового поповнення (повернення) за договором депозитного внеску, для наступних випадків:
Для зручності Користувача під час оформлення внеску таблиця "Стан договору" діалогу відображає наступну інформацію:
Для оформлення поповнення чи повернення внеску спочатку необхідно заповнити поля "Член кредитної спілки / Організація" і "Договір". Ці поля пов'язані між собою, тому якщо значення одного із цих полів вибрано, інше поле заповнюється автоматично. Після вибору члена спілки, або договору депозиту, необхідно вказати суму поповнення чи повернення Після цього необхідно на закладці "Графік виплат" натиснути кнопку "Підготувати графік" для автоматичного перерахунку графіка виплат з урахуванням поповнення чи повернення. Після цього потрібно сформувати проводки на закладці "Проводки" за допомогою кнопки "Підготувати проводки" та зберегти зміни кнопкою "Зберегти". Для остаточного розрахунку за договором кредиту використовується галочка "Остаточний розрахунок". Остаточний розрахунок відбувається у двох випадках - під час сплати останнього платежу по запланованому графіку та під час дострокової сплати залишку тіла кредиту. В останньому випадку увесь залишок тіла кредиту включається до суми чергового внеску. Після збереження змін кнопкою "Зберегти" у картку договору додається параметр "Дата закриття", який містить дату закриття договору та вказує на те, що договір закрито. 3.4 Нарахування відсотків за кредитами та депозитами.Згідно розпорядження ДФП N 4122 від 03.06.2005 р. "Вимоги до програмного забезпечення та спеціального технічного обладнання кредитних спілок, пов'язаного з наданням фінансових послуг .." п.п. 3.1.2. "… а саме: обов'язковість здійснення нарахування процентів за договорами на день, передбачений договором, на день фактичних розрахунків із членами та на останній день місяця, ..." ці функції в системі реалізують діалоги "Нарахування відсотків за кредитами (план)", "Нарахування відсотків за кредитами (факт)" та "Нарахування відсотків по депозитам".
В результаті використання діалогів "Нарахування відсотків за кредитами (план)" та "Нарахування відсотків за кредитами (факт)" створюються проводки із кореспонденцією:
Діалог "Нарахування відсотків по депозитам" створює проводки із кореспонденцією:
3.4.1 Нарахування відсотків за кредитами.Діалоги "Нарахування відсотків за кредитами (план)" та "Нарахування відсотків за кредитами (факт)" (Малюнок 13) призначені для автоматизації процесу нарахування відсотків по всіх договорах кредиту.
У результаті роботи діалогів будуть створені проводки з наступною кореспонденцією:
Виклик діалогів проводиться командами : Операції --> Типові операції--> Кредитна діяльність--> Нарахування відсотків --> за кредитами(план) Операції --> Типові операції--> Кредитна діяльність--> Нарахування відсотків --> за кредитами(факт) Для того, щоб сформувати проводки нарахування відсотків по всім договорам кредиту необхідно виконати наступну послідовність дій (на прикладі діалогу "Нарахування відсотків за кредитами (план)").
3.4.2 Нарахування на внески на депозитних рахунках.Для нарахування виплат по депозитним договорам створено спеціальний діалог "Нарахування на внески на депозитних рахунках". За допомогою цього діалогу відбувається автоматичне формування проводок по виплатам за депозитними договорами. (Малюнок 14). Цей варіант є альтернативою плановому формуванню проводок під час створення договору депозиту.
3.5 Розподіл на пайові внески.Для нарахування відсотків на пайові внески (обов'язкові та додаткові) членів КС створено спеціальний діалог "Розподіл на пайові внески".
3.6 Банк та каса.Діалог "Банк та каса" (Малюнок 21- 22) автоматизує роботу з банком та касою, і містить наступні функції:
Відкриття діалогу відбувається по команді: Операції --> Типові операції --> Бухоблік --> Банк та каса
Нумерація листів в діалозі здійснюється відповідно до чинного законодавства. Якщо за один день було сворено більше проводок, ніж вміщується на один лист касової книги, то будуть створені два і більше листів касової книги за один день. Номери листів касової книги, створені за один день відображаються в колонці "№" (Малюнок 18). На Малюнку 20 наведено приклад, коли 14 січня 2005 року відповідають 9 і 10 лист касової книги.
Для того, щоб переглянути лист касової книги, небхідно перейти на закладку "за день" (Малюнок 20).
Для створення нового дня в касовій книзі необхідно створити хоча б одну проводку за цей день. Для створення нової проводки необхідно перейти в режим перегляду "за день". За допомогою контекстного меню створюємо "Нову проводку". З'явиться діалог "Проводка" в якому можна створити необхідну кількість проводок. 3.7 Розрахунки з підзвітними особамиДіалог "Розрахунки з підзвітними особами" (Малюнок 24) допомагає вести облік по підзвітним особам у кредитній спілці, автоматизує процес оформлення та друку авансового звіту, а також створення всіх необхідних проводок. У разі потреби, надається можливість нарахувати штраф у відповідності до чинного законодавства. Діалог викликається командою: Операції --> Типові операції --> Бухоблік --> Розрахунки з підзвітними особами
3.7.1 Режим роботи "Список".Робота в діалозі починається із закладки "Список" (Малюнок 25) на якій розміщено "журнал співробітників" (Малюнок 26) та "журнал авансових звітів" (Малюнок 27).
"Журнал співробітників" містить перелік співробітників кредитної спілки. В залежності від обраного виду відображення(Малюнок 24), в журнал можуть потрапляти працюючі і непрацюючі співробітники або лише працюючі. Переключення між режимами здійснюється командою: Вид --> Співробітники
У "журналі авансових звітів" відображаються авансові звіти, які містяться в системі. За допомогою команди Вид --> Авансові звіти можна вивести в журнал потрібні авансові звіти (всі або лише незакриті авансові звіти. Якщо активовано перемикач "по співробітнику" то в журналі відобразяться лише авансові звіти, які належать обраному співробітнику. Перемикач активується командою: Вид --> по співробітнику 3.7.2 Режим роботи "Список".Створення нового авансового звіту відбувається наступним чином:
3.7.3 Редагування авансового звіту.При необхідності відредагувати або закрити вже створений звіт потрібно:
3.8 Рішення Кредитного Комітету "від зворотнього".Інколи виникає потреба створити картку рішення Кредитного комітету на підставі вже укладених договорів кредиту. Наприклад, така ситуація може виникнути, якщо на одному комп'ютері працює декілька користувачів і не вистачає часу для своєчасного занесення інформації в програму. В наслідок чого в системі не була створена картка "Рішення Кредитного Комітету", а договора кредиту оформлялись на підставі рішення КК, сформованого ручним способом. Саме з такою метою створено діалог "Рішення КК від зворотнього" (Малюнок 37) . Виклик діалогу проводиться командою: Операції --> Типові операції --> Кредитна діяльність --> Рішення --> Рішення КК від зворотного
При створенні в системі договору кредиту, на основі рішення Кредитного Комітету, користувач заповнює поля "Номер рішення КК" та "Дата рішення КК". Для того, щоб сформувати рішення Кредитного Комітету від зворотного необхідно:
3.9 Виконання пакету документів.Під час роботи з будь-якою програмою Користувачу постійно доводиться виконувати однотипні дії. Прикладом таких дій може бути реєстрація прийому вступних та членських внесків, щомісячна сплата за різноманітні послуги, нарахування фондів та інші. Таким чином постає питання про автоматизацію типових дій. Найбільш поширеним вирішенням цього питання є створення спеціалізованих діалогів, кожен з яких виконує лише свою конкретну задачу. Ми пропонуємо інший підхід. У системі "Кредитна спілка Professional " кожна типова дія Користувача може бути описана за допомогою деякої картки. Користувач описує свої типові операції у відповідних картках, а потім за допомогою діалогу "Виконати пакет документів" виконує їх. Оскільки кількість карток опису на типові дії не обмежена, можлива автоматизація довільної кількості типових дій Користувача. Звертаємо увагу на те, що для автоматизації своїх дій Користувачу не потрібно використовувати зайві діалоги. Для настройки картки опису типових дій не потрібні спеціальні знання. Настроювання такої картки не займає багато часу. Картка опису типової дії - це картка типу "Пакет документів". Для її створення використовується операція "Новий пакет документів (схема розрахунку)" (див. розділ "Нова картка установок"). Приклад виконання пакету документів наведено у розділі Керівництва Користувача "Занесення інформації про вступні та обов'язкові пайові внески". 3.10 Звіт 1ДФПрограма "Кредитна спілка Professional " забезпечує формування звітності до ДПА за формою 1ДФ.Готова до друку форма звіту передається до програми MS Word, а також зберігається в електронному форматі в окремому DBF-файлі у папці "KS\1DF". Для формування звітності у програмі використовується діалог "Звіт 1ДФ", який викликається командою: Операції --> Звіти -->Аналітичні звіти--> Звіт 1ДФ У вікні (Малюнок 35), що з'явилося, необхідно вказати період, за який буде сформовано звіт. Зовнішній вигляд діалогу "Звіт 1ДФ" наведено на Малюнку 38.
Для формування звітності за формою 1ДФ необхідно заповнити поля на закладці "Параметри" та натиснути кнопку "Друк". Після натиснення кнопки "Друк" сформований звіт буде передано до програми MS Word. Попередній перегляд результатів формування звіту звіту здійснюється на закладці "Попередній перегляд". Всі параметри, які Користувач встановлює на закладці "Параметри" зберігаються в окремому текстовому файлі "KS\Form\1df.csv". Кожного разу під час відкриття діалогу, збережені настройки завантажуються у діалог. Якщо Користувач змінить значення параметрів на закладці "Параметри", програма внесе відповідні зміни до файлу "1df.csv". Поля, які об'єднані у групу "Настройка звіту до друку", використовуються Користувачем точної настройки вигляду друкованого звіту. Значення "Для першої сторінки", "Для інших сторінок" та "Для останньої сторінки" задають максимальну кількість рядків відповідно на першій, усіх проміжних та останній сторінці друкованої форми звіту. Настройка кількості рядків на сторінках звіту виконується у випадку некоректного відображення даних, що друкуються у програмі MS Word. Серед параметрів, що задаються у файлі файлу "1df.csv", окремо потрібно виділити умови відбору проводок до звіту (правила, за якими дані із проводок потраплять у звіт), які згруповані у таблиці на закладці "Параметри". Ці параметри Користувач може змінити лише у файлі настройки "1df.csv". Для внесення змін у файл "1df.csv" може використовуватись довільний текстовий редактор (наприклад, "Блокнот"); редагування таблиці у діалозі "Звіт 1ДФ" не допустимо. У відповідності із планом рахунків, у стовпчиках таблиці "Дебет" та "Кредит" знаходиться кореспонденція проводок, суми із яких повинні потрапити до звіту. Зверніть увагу, що під час відбору проводок до звіту окрім рахунків, вказаних у стовпчиках "Дебет" та "Кредит" також враховуються усі рахунки та субрахунки вкладених порядків. Якщо рахунок та його субрахунок вказано у таблиці двічі, можливе повторне внесення інформації у звіт. У двох останніх стовпчиках таблиці Користувач повинен вказати ознаку доходу (у відповідності до законодавства) та тип доходу (де "N" означає нарахування, а "U" відповідно утримання доходу). Перший стовпчик містить бухгалтерську назву операції, яка описана вказаною кореспонденцією. Дані із нього у звіті не використовуються. Умови відбору проводок, що встановлені у таблиці по замовчанню (зображені на Малюнку 36) враховують: Перший рядок - заробітна платня, нарахована співробітникам КС; Другий рядок - податок, нарахований на заробітну платню; Третій рядок - відсотки, нараховані за депозитними договорами. Ім'я файлу, у якому звітність 1ДФ зберігається у електронному форматі складається із значень полів "Код області", "Код ДПІ, в яку подається звіт" та "№ файлу за звітній період" у відповідності до вимог ДПІ. Для автоматичного занесення у форму звіту, що друкується ПІБ керівника та головного бухгалтера КС, необхідно внести їх у картку із реквізитами КС (закладка "Кредитна спілка" на панелі об'єктів).
3.11 Формування звітності до державної комісіїДіалог "Формування звітності до державної комісії" використовується для автоматичного формування та перевірки звітних даних про кредитну діяльність КС. Під час формування звітних даних автоматично виконується їх перевірка на відповідність вимогам Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України. У разі наявності помилок в сформованому звіті, з'являється відповідне повідомлення. Детальна інформація про помилки знаходиться на закладці "Перевірка" діалогу. Помилки такого типу - це помилки техніки бухгалтерського обліку КС, їх наявність вказує на невірне проведення коштів. Діалог "Формування звітності до державної комісії" має сім закладок. Закладки з першої по шосту мають назви "Додаток 1..6" та містять дані для відповідних документів звітності у вигляді таблиці. У діалозі використовується три типи полів:
Після перевірки сформованих звітних даних для друку документів використовується кнопка "Надрукувати звіт". Кнопка "Записати інформацію з таблиці у DBF-файл" використовується для збереження звітних даних у зовнішньому DBF - файлі та подання останнього разом із друкованим варіантом звітності до державної комісії. Кнопка "Читати інформацію з файлу DBF до таблиці" використовується для завантаження звітних даних із вже існуючого DBF - файлу у діалог з метою їх перегляду, перевірки або редагування у діалозі. 3.12 Робота з архівомСистема "Кредитна спілка Professional " використовує потужний механізм захисту даних - створення архівів. Архів представляє собою окремий файл, у якому розміщуються усі поточні дані Бази Знань системи. Для роботи з архівами у системі використовується спеціальний діалог "Архів" (див. розділ "Архів" довідникової системи). Завдяки тому, що операція створення архіву не займає багато часу, та для забезпечення можливості відновлення даних у випадку виникнення непередбаченої ситуації, рекомендується створювати архів кожного дня після завершення роботи з програмою. Для цього рекомендується створення окремих архівів на кожен день тижня та їх систематичне оновлення кожного дня після завершення роботи з програмою. 3.13 Механізм "нагадування".У версію 2.4 включено механізм "нагадування". Дуже часто виникає потреба згадати деяку потрібну інформацію, що стосується окремого члена КС у той період часу, коли він особисто знаходиться в офісі кредитної спілки. Саме в таких випадках буде корисним механізм "нагадування". Нагадування з'являється в момент відкриття діалогів "Оформлення кредиту", "Оформлення депозиту", "Погашення кредиту" та "Поповнення (повернення) депозиту" (Малюнок 39). Нагадування створюється наступним чином:
|
