|
Початок роботи2.1 Методика роботи.Методика роботи з програмою "Кредитна спілка Professional " полягає у роботі із електронними картками, в яких містяться робочі дані. Робота з картками здійснюється за допомогою різноманітних команд меню, діалогів та Журналів. Для пошуку інформації у картках використовуються запити. Щоб вивести інформацію, яка знаходиться у картках на друк, використовуються різноманітні звіти. Далі детальніше про це. 2.1.1 КарткиІнформаційне поле Кредитної спілки можна поділити на категорії в залежності від типу наявної інформації. Виходячи з цього, інформацію, яку опрацьовує програма "Кредитна спілка Professional " також можна поділити на декілька категорій. Відповідно, для збереження кожного типу цієї інформації створено свій тип картки. Електронна картка являє собою аналог звичайної паперової картки, яка використовується у бібліотеці, лікарні або іншій установі для збереження даних відповідно про читача, пацієнта, тощо. Як і звичайна картка, картка електронна має декілька сторінок (закладок), на кожній з яких знаходиться деяка кількість полів, саме у які і заноситься корисна інформація (наприклад, "ПІБ", "Дата народження" та інше). Кожен тип картки містить властивий цій картці набір полів. За рахунок того, що користувач має можливість додавати у картку чи вилучати із картки доступні поля у необхідній кількості, кожна картка може мати свій власний опис та вміщувати у собі довільну кількість інформації. У системі існують наступні типи електронних карток:
Картки можуть містить у собі посилання на зовнішні по відношенню до програми "Кредитна спілка Professional " файли. Наприклад, до картки фізичної особи може бути приєднано посилання на файл, що містить фотокопію паспорта людини. Цей механізм надає Користувачу можливість необмежено розширювати опис потрібних карток. Вміст кожної картки може бути виведено на друк. Для цього використовується менеджер друку документів. Картки договорів можуть бути роздруковані на типовому шаблоні обраного договору, а картки проводок, в залежності від проводки, по формі прибуткового або видаткового касового ордеру чи платіжного доручення. Електронна картка може бути збережена у вигляді окремого файлу. Детальніше про типи карток та роботу з ними дивись розділи "Опис карток об'єктів системи" та "Робота з картками".
2.1.2 ЖурналиОднією з головних переваг програми "Кредитна спілка Professional " є наявність Журналів. Журнали використовуються для пошуку та відбору потрібних карток за вказаною ознакою, для перегляду інформації, яка міститься у картці, та для редагування обраної картки. У системі існують Журнали Фізичних осіб, Організацій, Договорів та Проводок. За допомогою Журналів Користувач має можливість, наприклад, переглянути список усіх дійсних членів КС (вибулих членів КС, співробітників) або ж подивитись перелік усіх незакритих договорів кредиту, чи вибрати тільки проводки, створені за минулий тиждень. За допомогою Журналів виконується друк інформації, яка знаходиться у картці. Журнал договорів здійснює друк обраного договору на типовому шаблоні. Також, перелік усіх відібраних у Журналі карток може бути передано до програми MS Excel. Для Журналів використовується механізм фонового заповнення. Завдяки багато поточній обробці даних, Користувачу не потрібно чекати на завершення процесу наповнення Журналу. Користувач має можливість відразу почати працювати з відібраною інформацією, не дочікуючись остаточного заповнення Журналу. Цей механізм особливо актуальний при роботі з великими об'ємами інформації у Журналах. Кожен Журнал запам'ятовує свій стан та відновлює його під час свого повторного виклику. Детальніше про використання Журналів дивись розділ "Журнали"
2.1.3 ДіалогиДля виконання деяких типових дій Користувача з метою автоматизації та прискорення його роботи, у системі створено різноманітні діалоги. Наприклад, операцію погашення договору можливо виконати за допомогою створення необхідних проводок через Журнал проводок, але з метою скорочення часу, необхідного для виконання операції погашення та створення інтерактивного режиму погашення, у системі використовується спеціальний діалог "Погашення кредиту". Окрім безпосереднього створення проводок, цей діалог виконує функції розрахунку суми погашення для різних можливих варіантів (напр., нарахування пені) та висвітлює усю інформацію про поточний стан договору кредиту. Також, діалоги у системі використовуються для автоматизації процесів оформлення договорів кредиту та депозиту (з формуванням картки договору, необхідних проводок та друком відповідних документів), виконання пакету документів, швидкого розрахунку графіку платежів та інше. Детальний опис усіх діалогів, існюючих у системі наведено у розділі "Типові операції".
2.1.4 ЗапитиОсновною метою побудови будь-якої інформаційної системи є: обробка і аналіз
інформації. Саме якість обробки і аналізу інформації, а також оперативність одержання результату
є визначними характеристиками інформаційної системи.
Для користувача ці проблеми виявляються у жорсткій системі заздалегідь заданих запитів, у
яких можливо тільки змінити аргументи. При необхідності одержання нової інформації, для якої немає "готового"
запиту, як правило, необхідно звертатись до програмістів для її одержання. Природно що такий процес не можна
назвати оперативним і багатьом користувачам "простіш" отримати інформацію, якої не вистачає шляхом
корекції існуючого звіту у програмі Excel'e. Перелік запитів, існуючих у системі наведено у розділі "Типові запити"; процес створення нового запиту розглянуто у розділі "Створення нового запиту". 2.1.5 ЗвітиНа основі інформації, що міститься у картках, програма "Кредитна спілка Professional " реалізує друк наступних звітів:
Перед тим, як роздрукувати звіт, Користувач має можливість додатково відредагувати його, користуючись усіма можливостями програми MS Word.
2.2 Установка, настроювання, запускПеред початком роботи система повинна бути настроєна під вимоги конкретної Кредитної спілки. Така настройка включає у себе занесення інформації про реквізити КС, занесення у програму інформації про користувачів системи, настройку об'єктів обліку, настройку описів договорів та шаблонів документів. 2.2.1 Вхід у системуДля запуску програми "Кредитна спілка Professional " необхідно увести ім'я та пароль Користувача в діалог підключення до системи (Малюнок 1). Для цього Користувач повинен бути зареєстрований у програмі. У розділі Занесення інформації про користувачів системи розглядається занесення нових користувачів у систему. Для першого входу використовуйте ім'я "admin" та пароль "123" (детальніше про діалог підключення див. розділ "Підключення до системи").
2.2.2 Демонстраційна та стартова модель.Система "Кредитна спілка" поставляється з демонстраційною (startDemo.mdz) та пустою робочою (стартовою start.mdz) моделями.
При інсталяції системи автоматично розпаковується демонстраційна модель. Для переключення на стартову модель потрібно виконати наступні дії:
Детальніше про відновлення з архіву див. розділ "Відновлення інформації з архіву".
2.2.3 Занесення інформації про користувачів системи.Для початку роботи з системою в неї повинна бути занесена інформація про користувачів, які можуть мати доступ до програми. Звичайно це співробітники Кредитної спілки. Тому спочатку у системі повинні бути створені електронні картки таких співробітників, для чого використовується діалог "Журнал фізичних осіб" (див. розділ "Журнал фізичних осіб"). Для створення у системі картки нового співробітника необхідно виконати наступні дії: 1. Відкрийте діалог "Журнал фізичних осіб" за допомогою команди Операції --> Типові операції --> Журнали --> Журнал фізичних осіб; 2. У полі "Оберіть групу" виберіть значення "співробітник"; 3. У меню "Фіз. особа" виберіть пункт "Нова" (Малюнок 7). Відбудеться автоматичний перехід у режим "Картка" та створення нової картки співробітника; 4. У поля створеної картки внесіть інформацію про нового співробітника (Малюнок 3). Перехід від поля до поля відбувається по натисненню клавіші "Enter". Детальніше про занесення даних див. розділ "Введення даних"; 5. Для виходу з режиму редагування натисніть кнопку "Редагувати" (яка знаходиться у натиснутому стані); 6. Збережіть зміни, внесені у картку, відповівши "Да" на запит про збереження змін.
Таким чином в системі створюються картки усіх співробітників КС. Для створення списку користувачів, яким дозволено доступ у систему необхідно виконати наступні дії (див. розділ "Діалог Користувачі"): 1. Відкрийте діалог "Користувачі" за допомогою команди: Сервіс --> Адміністрування --> Користувачі (Малюнок 4); 2. В поле "Користувач" діалогу занесіть ПІБ співробітника, якому необхідно дозволити доступ у систему;
3. У поле "Логін" занесіть ім'я, під яким даний співробітник буде відображатись у діалозі підключення до системи; 4. В поле "Пароль" уведіть пароль входу у систему для даного користувача; 5. Натисніть кнопку "Змінити" для збереження даних; 6. У вікні запиту про зміну даних, виберіть "ОК"; 7. У вікно "Пароль" занесіть пароль, під яким відбувся вхід у систему (Малюнок 5).
В результаті цих дій буде створено запис про нового користувача, якому дозволено доступ у систему. При підключення до системи такий користувач повинен заносити свій логін в поле "User name" з клавіатури (Малюнок 1). Для того, щоб логін з'явився у списку "User name" використовуйте операцію "Установки системи" (див. розділ 9.6.1.2 "Закладка Мережа"). 2.2.4 Занесення інформації про Кредитну Спілку.Для роботи з програмою у Базу Знань повинна бути занесена інформація про конкретну Кредитну Спілку, яка користується програмою. Ця інформація міститься у системі в електронній картці ієрархії "Суб'єкт" типу "підрозділ", та має назву "Кредитна Спілка Professional ". Для занесення реквізитів кредитної спілки, необхідно відкрити картку "Кредитна Спілка Professional " в режимі редагування та внести в неї свої дані.(детальніше про роботу з картками див. розділ "Робота з картками"). Для цього: 1. На панелі об'єктів перейдіть на закладку "Кредитна спілка Professional "; 2. Відкрийте картку "Кредитна Спілка Professional "; 3. Перейдіть у режим редагування, натиснувши поєднання клавіш "Ctrl" + "F2" (детальніше див. розділ "Редагування картки"); 4. У поля на закладці "реквізити підрозділу" внесіть інформацію про назву Кредитної спілки; 5. Дані про реквізити конкретної Кредитної спілки внесіть у поля на закладці "реквізити КС" (детальніше про занесення даних див. розділ "Введення даних"); 6. Вийдіть з режиму редагування, натиснувши поєднання клавіш "Ctrl" + "F2"; 7. Збережіть зміни, внесені у картку, відповівши "Да" на запит про збереження змін. На Малюнках 6,7 наведено приклад заповнених закладок.
2.2.5 Настройка об'єктів обліку під потреби Кредитної Спілки.Перед початком роботи ієрархія об'єктів обліку повинна бути настроєна під вимоги конкретної Кредитної спілки. Треба відзначити, що кількість рівнів ієрархії необмежена, що дозволяє настроїти відповідний аналітичний облік. Настроювання ієрархії об'єктів обліку відбувається через діалог "Настройка об'єктів обліку". Більш детально про настройку об'єктів обліку див. розділ "Настройка об'єктів обліку". На Малюнку 7 наведено приклад настройки об'єктів обліку "311 Поточні рахунки в національній валюті" та "376 Розрахунки за позиками членам кредитних спілок". Специфікою обліку кредитних договорів у Кредитних спілках є потреба бачити кожен договір одразу за двома ознаками:
Окремо, КС потрібно поділяти договори за своєю класифікацією (наприклад: мікро кредит, споживчий, бізнес, соціальний, та інші). Вирішується це питання створенням відповідної ієрархії договорів (див. розділ 5.4.1 "Договір") та "описів договорів" разом з відповідною ієрархією об'єктів обліку.
Закладка "Перевірки" містить перелік "правил" стосовно об'єкту обліку. Використання "Правил" надає можливість контролювати процес створення та редагування проводок, та уникнути можливих помилок. Цьому механізму приділяється значна увага, тому набір "правил" постійно збільшується. Версія 2.4 має такі правила:
На закладках "Корр. Дт" та "Корр. Кт" для кожного бухгалтерського рахунку Користувач має можливість настроїти перелік дозволеної кореспонденції. Цей механізм допомагає контролювати правильність створення нових проводок. Таким чином, програма не дозволить створення нової проводки, яка не описана у переліку дозволеної кореспонденції.. Для того, щоб настроїти дозволену кореспонденцію для усіх об'єктів обліку, достатньо встановити дозволену кореспонденцію тільки на закладках "Корр. Дт" або "Корр. Кт" усіх рахунків. Якщо настроювання кореспонденції здійснюється для окремо вибраних рахунків, необхідно заповнювати обидві закладки. Настроювання дозволеної кореспонденції має сенс тільки для рахунків третього та нижчих порядків (напр. "311", "311/1"). Звертаємо вашу увагу на те, що у переліку дозволеної кореспонденції для субрахунків третього та нижчих порядків (напр. "311", "311/1") можуть кореспондувати субрахунки другого порядку (напр. "30"). 2.2.6 Настройка описів договорів.Для повноцінного використання можливостей системи перед її використанням повинні бути настроєні описів договорів під вимоги конкретної Кредитної спілки. Настройка описів договорів зводиться до створення відповідних карток об'єктів (Див. розділ "Опис договорів").
2.2.7 Настройка шаблонів договорів.Шаблони договорів перед використанням повинні бути настроєні під вимоги конкретної Кредитної спілки. Настроювання шаблонів зводиться до перегляду усіх файлів шаблонів, які містяться у директорії "Form" у папці програми "Кредитна спілка Professional ", та їх зміни у відповідності з шаблонами документів, які використовує дана Кредитна спілка. Рекомендуємо переглянути відповідні файли навіть якщо Кредитна спілка використовує стандартні шаблони документів. Шаблони документів зберігаються у форматі "frm", для їх редагування використовується програма Microsoft Word. Також про редагування шаблонів див. розділ "Редагування форми звіту". Внести необхідні зміни в шаблони документів можна будь - коли у подальшому. При виникненні потреби у нових шаблонах договорів, звертайтесь до розробників системи. 2.3 Початок роботи.Для початку повноцінної роботи з програмою, Користувачу необхідно занести до Бази Знань дані про Членів Кредитної спілки разом із інформацією про вступні та інші внески цих членів та інформацію про залишки за минулі періоди роботи КС. Далі розглянемо детальніше процес підготовки програми до роботи. 2.3.1 Занесення Членів КС.На кожного Члена КС у програмі за допомогою Журналу фізичних осіб створюється особиста картка. Особиста картка для Члену КС створюється за тим самим принципом, який використовується для створення картки співробітника (розділ "Занесення інформації про користувачів системи"):
2.3.2 Занесення інформації про вступні та обов'язкові пайові внески нового Члену КС за допомогою діалогу "Виконати пакет документів"Після створення у системі картки нового Члену КС, необхідно занести для нього інформацію про вступний та обов'язковий пайовий внесок. Занесення інформації про вступний та обов'язковий пайовий внесок зводиться до створення у системі відповідних проводок та договорів. Занесення цієї інформації може відбуватися у двох режимах - самостійно за допомогою Журналу проводок, та автоматично за допомогою діалогу "Виконати пакет документів". Нижче розглянуто приклад автоматичного занесення в систему цієї інформації. 2.3.2.1 Змінення даних у пакеті документівДля занесення інформації про вступні та обов'язкові пайові внески діалог "Виконати пакет документів" використовує існуючий у системі пакет документів "вступний та обов'язковий пайовий (каса)", який було створено розробниками програми. По замовчанню у цьому пакеті для вступних пайових внесків задано суму 20 грн., а для обов'язкового пайового внеску - 5 грн.. За бажанням Користувача ці суми може бути змінено. Для цього необхідно:
2.3.2.2 Занесення інформації про вступні та обов'язкові пайові внескиДля занесення у систему інформації про вступні та обов'язкові пайові внески нового Члену КС, необхідно виконати наступні дії:
2.3.3 Занесення залишків по рахункам.Якщо програма установлюється у вже працюючий Кредитній Спілці, то потрібно виконати занесення залишків на початок ведення обліку у системі. Занесення залишків (сальдо) потрібно виконувати за наступною схемою: 1. Чітко визначити з якої дати Ви почнете облік у програмі. Звичайно вибирають початок якогось звітного періоду (місяць, квартал або рік), але Ви повинні розуміти, що ряд звітних документів формується наростаючим підсумком за рік. У тому випадку, коли буде обрана дата занесення сальдо не на початок року, Ви не зможете сформувати відповідну звітність. 2. Отримати в друкованому вигляді залишки по субрахункам бухгалтерського обліку на дату початку ведення обліку у програмі. Зручніше, якщо ця інформація буде у вигляді оборотного балансу, хоча підійде і Головна Книга. 3. Спеціально для занесення залишків у системі створений об'єкт обліку "Початкове сальдо". Введіть залишки по рахунках/субрахункам, вказуючи другий кінець проводки на об'єкт обліку "Початкове сальдо". Всі Ваші залишки по активним рахункам повинні заноситись наступними проводками: Кт "Початкове сальдо" - Дт "Активного" рахунку. Кореспонденції проводок по пасивним рахункам повинна бути наступною: Дт "Початкове сальдо" - Кт "Пасивного" рахунку. Усі проводки необхідно формувати датою, на день раніше за дату введення сальдо. Наприклад, якщо сальдо заноситься на 01.01.2004 р. дата проводок повинна бути 31.12.2003 р. Занесені таким чином проводки, з одного боку не будуть відображатися у програмі при аналізі з 01.01.2004 року, а з іншого боку сформують вхідні залишки на цю дату. 4. Роздрукуйте "оборотно-сальдовий баланс" (Див. розділ "Оборотно-сальдовий баланс") та звірте його зі своїми даними. За відсутності помилок переходити до наступного пункту. 5. Визначити по яким рахункам (об'єктам обліку) Вам потрібні залишки в аналітичному розрізі. Сформуйте проводки занесення сальдо по кожному параметру аналітики на даних рахунках.
Після занесення сальдо в розрізі аналітики необхідно повторити пункт 4. За відсутності помилок приступайте до поточної роботи. 2.3.4 Занесення залишків за договорами кредиту та депозиту.Для спрощення процедури занесення залишків за договорами кредиту та депозиту, у системі створено спеціальні діалоги "Занесення залишків по договору депозиту" та "Занесення залишків по договору кредиту". Ці діалоги створюють у системі договір кредиту або депозиту та автоматично формують проводки по створеному договору, вказуючи другий кінець проводки на об'єкт обліку "Початкове сальдо". 2.3.4.1 Схеми розрахунку за договором.Діалоги "Занесення залишків по договору депозиту" та "Занесення залишків по договору кредиту" для розрахунку графіку виплат за договором використовують так звані схеми розрахунку. Схема розрахунку являє собою окрему картку, в якій міститься опис методу нарахування відсотків на суму договору, методу виконання розрахунків за договором, методу нарахування пені, процент за договором, тощо. Перед занесенням залишків за допомогою діалогів "Занесення залишків по договору депозиту" та "Занесення залишків по договору кредиту" доцільно переглянути існуючі схеми розрахунку за договорами, вибрати необхідну, та при потребі, внести у неї зміни. Наприклад, щоб переглянути наявні у системі схеми розрахунку за договорами кредиту, необхідно на панелі об'єктів перейти на закладку "перелік об'єктів", перейти на ній у папку "установки" --> "схема розрахунку" --> "кредитна схема" та відкрити необхідну картку схеми розрахунку. Для внесення змін у обрану схему розрахунку, потрібно перейти у режим редагування, відредагувати її та зберегти внесені зміни. Для створення нової схеми розрахунку використовується діалог "Нова картка установок" (див. розділ "Нова картка установок" довідникової системи). Після створення нової картки схеми розрахунку, вона обов'язково повинна бути відредагована. 2.3.4.2 Занесення залишків.Для занесення залишків через діалоги "Занесення залишків по договору депозиту" та "Занесення залишків по договору кредиту", необхідно виконати однакову послідовність дій:
|