Спеціальні розділи

4.1 Робота з довідниками

У системі існує два типи довідників - довідник характеристик та довідник об'єктів. Ці довідники використовуються для перегляду, створення, змінення назви або вилучення відповідно характеристики або об'єкту.

4.2 Довідник характеристик

Для збереження у системі характеристик таких параметрів, як посвідчення особи, посада, сімейний стан, статус організації та інше, використовується довідник характеристик. Наприклад, параметр "тип телефону" у картках типу "Суб'єкт" та "Організація" може приймати наступні значення:

• домашній;
• мобільний;
• пейджер;
• робочій;
• факс.

Наведені значення являють собою характеристики параметру "тип телефону", доступ до цих характеристик у системі здійснюється через довідник характеристик. Наприклад, для створення нової характеристики параметру "посада", необхідно виконати наступні дії:

1. Відкрити довідник характеристик, за допомогою команди Сервіс --> Довідник характеристик;
2. У довіднику відкрити папку "посада", та перейти до потрібної категорії посад, відкривши необхідну папку;
3. Якщо потрібної категорії посад немає у довіднику, для створення нової категорії, у вікні довідника встановіть курсор на значення "посада", у поле "назва" (що знаходиться у нижній частині вікна довідника) уведіть назву нової категорії та натисніть кнопку "Створити групу";
4. Для створення нової характеристики у довіднику, виберіть необхідну категорію (у нашому випадку, це "нова категорія"), у поле "назва" уведіть назву нової характеристики, та натисніть кнопку "Створити", див. Малюнок 1.

Малюнок 1. Редагування довідника характеристик

Також про довідник характеристик дивись розділ "Довідник характеристик" довідникової системи.

4.3 Довідник об'єктів

Довідник об'єктів відображає ієрархію об'єктів, існуючих у системі. До таких об'єктів відносяться:

• картки організацій, підрозділів та фізичних осіб;
• картки договорів, рішень;
• картки проводок;
• картки описів договорів, пакетів документів та схем розрахунку.

На відміну від довідника характеристик, створення нових груп об'єктів заборонено. Створювати нові об'єкти у довіднику об'єктів можливо тільки для деяких груп лише у адміністративних цілях. В основному, довідник об'єктів використовується для вилучення потрібного об'єкту із Бази Знань системи. Для вилучення конкретного об'єкту необхідно знайти його у ієрархії об'єктів та обрати у довіднику, після чого натиснути кнопку "Вилучити".

Для забезпечення цілісності Бази Знань, вилучення об'єктів відбувається у два етапи. На першому етапі об'єкт лише позначається на вилучення. Кінцеве вилучення об'єкту відбудеться тільки після перевірки відсутності його зв'язків з іншими об'єктами. Система не дозволить вилучити об'єкт, якщо він входить до опису інших об'єктів.

Виконання остаточного вилучення об'єкту відбувається по команді Сервіс --> Обслуговування моделі --> Вилучити з моделі.

Детальніше про довідник об'єктів дивись розділ "Довідник об'єктів" довідникової системи.

4.4 Використання групи команд "Обслуговування моделі"

Команди групи "Обслуговування моделі" призначені для проведення операцій з Базою Знань (моделлю) системи: виконання остаточного вилучення об'єкту, перевірки, поновлення та реставрування Бази Знань.

Розглянемо роботу з командами цієї групи на прикладі роботи з командою "Реставрувати", яка використовується у випадку виникнення аварійної ситуації у роботі програми для поновлення її працездатності. Така аварійна ситуація може виникнути, наприклад, під час непередбачуваного відключення електроживлення. Критерієм, який вказує на необхідність виконання операції "Реставрувати", наприклад, є виникнення критичної помилки невідомого походження під час входу у систему.

Для виконання операції "Реставрувати", необхідно виконати наступні дії:

1. Закрити Базу Знань (модель), виконавши команду: Сервіс --> Обслуговування моделі --> Закрити --> Відкрити;
2. Виконати реставрування Бази Знань (моделі) за допомогою команди: Сервіс --> Обслуговування моделі --> Реставрувати;
3. Відкрити Базу Знань (модель), виконавши команду: Сервіс --> Обслуговування моделі --> Закрити - Відкрити.

4.5 Методики розрахунку відсотків

Для розрахунку відсотків за договорами кредиту та депозиту у системі "Кредитна Спілка Professional " використовуються так звані "схеми розрахунку". Кожна схема розрахунку містить опис методу нарахування відсотків на суму договору. Нижче наведено методику розрахунку відсотків за основними схемами розрахунку. Також про схеми розрахунку див. розділ "Схема розрахунку".

4.5.1 Схема кредитування "Тіло кредиту рівними частинами * відсотки на залишок"

Малюнок 2. Розрахунок відсотків за схемою кредитування
"Тіло кредиту рівними частинами * відсотки на залишок"

1. Розраховується рівна частка тіла кредиту на кожен день кредитування. Для цього потрібно тіло кредиту(суму договору) - 1000 гр. - поділити на кількість днів кредитування. В нашому випадку кількість днів кредитування = 365 (12 місяців):

   РівнаЧастка = 1000/365 = 2,74

2. Для кожного місяця окремо розраховується частина тіла кредиту, яка повинна бути сплачена цього місяцю(колонка "Частка кр."). Для цього потрібно рівну частку тіла кредиту на кожен день кредитування потрібно помножити на кількість днів у місяці (колонка "Днів для %"):

   ЧасткаКр1 = РівнаЧастка * КількістьДнівУМісяці1 = 2,74 * 30 = 82,2
   ЧасткаКр2 = РівнаЧастка * КількістьДнівУМісяці2 = 2,74 * 31 = 84,94
   ...

3. Для розрахунку залишку тіла кредиту на початок наступного місяця (колонка "Залишок") із суми заборгованості (колонка "Заборгованість") віднімається частина тіла кредиту, яка була сплачена(колонка "Частка кр."):

   Залишок1 = Заборгованість1 - ЧасткаКр1 = 1000 - 82,2 = 917,8
   Залишок2 = Заборгованість2 - ЧасткаКр2 = 917,8 - 84,94 = 825,9
   ...

4. Відсотки (колонка "Сума %") по кредиту нараховуються на залишок кредиту на початок місяця. Для розрахунку відсотків необхідно залишок кредиту на початку місяця помножити на денну відсоткову ставку у числовій формі (поля "Процент" або "Денний %") та кількість днів у місяці(колонка "Днів для %"):

   Відсотки1 = Залишок1 * Процент/100 * КількістьДнівУМісяці1 =
   = 1000 * 0,015/100 * 30 = 4,5
   Відсотки2 = Залишок2 * Процент/100 * КількістьДнівУМісяці2 =
   = 917,8 * 0,015/100 * 31 = 4,27
   ...

5. Колонка "До сплати" містить суму відсотків та тіла кредиту до сплати:

   ДоСплати1 = Відсотки1 + ЧасткаКр1 = 4,5 + 82,2 = 86,7
   ДоСплати2 = Відсотки2 + ЧасткаКр2 = 4,27 + 84,94 = 89,21
   ...

4.5.2 Схема кредитування "Кредит з щомісячними рівними частинами"

Малюнок 3. Розрахунок відсотків за схемою кредитування
"Кредит з щомісячними рівними частинами"

1. Спочатку за наступною формулою визначається розмір щомісячної частини сплати (колонка "До сплати"):
   

   де
   і - відсотки за місяць у числовій формі;
   n - кількість місяців.

   Відсотки за місяць розраховуються діленням річного відсотку на кількість місяців. В нашому випадку:

   i = Річний відсоток / Кількість місяців = 55 / 12 = 4,583

   або у числовій формі:

   i = 4,583 / 100 = 0,04583

   
2. Відсотки (колонка "Сума %") по кредиту нараховуються на залишок тіла кредиту на початок місяця. Для розрахунку відсотків необхідно залишок кредиту на початку місяця помножити на денну відсоткову ставку у числовій формі (поля "Процент" або "Денний %") та кількість днів у місяці (колонка "Днів для %"):

   Відсотки1 = Залишок1 * Процент/100 * КількістьДнівУМісяці1 =
   = 1000 * 0,150685/100 * 30 = 45,21

3. Розраховується частина тіла кредиту, яка повинна бути сплачена цього місяцю(колонка "Частка кр."). Для цього з щомісячного платежу потрібно відняти відсотки по кредиту за даний місяць:

   ЧасткаКр1 = Щомісячний платіж - Відсотки1 = 110,19 - 45,21 = 64,98

4. Для розрахунку залишку тіла кредиту на початок наступного місяцю (колонка "Залишок") із суми заборгованості (колонка "Заборгованість") віднімається частина тіла кредиту, яка була сплачена(колонка "Частка кр."):

   Залишок1 = Заборгованість1 - ЧасткаКр1 = 1000 - 64,98 = 935,02

5. По всім іншим періодам розрахунок виконується аналогічно.

4.5.3 Схема кредитування "Відсотки щомісячно * кредит у кінці терміну"

Малюнок 4. Розрахунок відсотків за схемою кредитування
"Відсотки щомісячно * кредит у кінці терміну"

Нарахування відсотків(колонка "Сума %") за користування кредитом відбувається на усю суму кредиту щомісячно. Для розрахунку відсотків за кожен місяць необхідно суму кредиту - 1000 гр. - помножити на денну відсоткову ставку у числовій формі (поля "Процент" або "Денний %") та кількість днів у місяці (колонка "Днів для %"):

Відсотки1 = СумаКредиту * Процент/100 * КількістьДнівУМісяці1 =
= 1000 * 0,115/100 * 30 = 34,5
Відсотки2 = СумаКредиту * Процент/100 * КількістьДнівУМісяці2 =
= 1000 * 0,115/100 * 31 = 35,65
...

Виплата тіла кредиту відбувається у кінці терміну.

4.5.4 Схема кредитування "Стандартна мікрокредитування"

Малюнок 5. Розрахунок відсотків за схемою кредитування
"Стандартна мікрокредитування"

Нарахування відсотків(колонка "Сума %") за користування кредитом відбувається на усю суму кредиту одноразово. Для розрахунку відсотків необхідно суму кредиту - 500 гр. - помножити на денну відсоткову ставку у числовій формі (поля "Процент" або "Денний %") та кількість днів кредитування (поле "Термін"):

Відсотки = СумаКредиту * Процент/100 * КількістьДнів = 500 * 0,178/100 * 20 = 17,8

4.6 Запити

4.6.1 Що таке "Запит"

Запит дозволяє вибрати з усіх об'єктів, ті об'єкти, які задовольняють певним вимогам і видати про них необхідну інформацію. Запит формується у вигляді деякої картки запиту, яка володіє всіма властивостями звичайної картки. Результат запиту дозволяє проаналізувати об'єкти по заданим параметрам.
Для побудови запитів можна використати готові типові запити з наступним їх корегуванням, а також створити нові запити. Будь-який створений у системі запит може бути збережений і в подальшому використаний як типовий.
Картка запиту має дві закладки: "Запит" та "Відповідь". Закладка "Запит" представляє собою картку, яка завжди відкривається у режимі редагування. Редагування вмісту запиту виконується так само як і редагування звичайної картки.

4.6.2 Закладка "Запит"

Закладка "Запит" представляє собою картку, яка завжди відкривається у режимі редагування. Редагування вмісту запиту виконується так само як і редагування звичайної картки.
Картка запиту містить об'єкти, які повинні бути вибрані, а також умови їхнього відбору. Для завдання умов відбору об'єктів, у картку необхідно додати відповідні параметри і вказати для них значення, які вимагаються. Для завдання інформації, яка повинна бути видана для відібраних об'єктів, у картку необхідно додати відповідні параметри без значень. В якості параметрів, які задаються, у запиті можуть виступати ті ж самі параметри, які присутні у будь-якій електронній картці для відповідного типу об'єктів.
На відзнаку від звичайної картки, параметри не поділені на закладки, і всі додаються в один блок.

Формування запиту.

Для формування запиту використовуються команди: Об'єкт, Додати параметр, Дублювати параметр, Усунути параметр, Заперечення, Логічна операція, Властивості, за допомогою яких можна вказати у запиті об'єкт пошуку, додати або усунути параметр, встановити заперечення, а також додати у запит об'єднання декількох параметрів за допомогою логічної операції "АБО".
Якщо в якості значення параметру виступає інший об'єкт, то у запит може бути доданий опис цього об'єкту з вказівкою значень, які вимагаються, аналогічно основному об'єкту пошуку. При цьому опис і самий об'єкт повинні бути зв'язані однаковим індексом.
Для того щоб додати параметр у запит, необхідно визначити місце, куди слідує додати цей параметр.
Параметри у запиті не сортуються, а вставляються в означене місце. У тому випадку, якщо Ви бажаєте додати параметр у кінець дерева параметрів, клацніть мишкою на назві "out" об'єкту. Параметр може бути доданий до будь-якого об'єкту в описі.

Створення нового запиту детально розглянуто у розділі "Створення нового запиту".

4.6.3 Закладка "Відповідь"

Відповідь на запит видається у вигляді таблиці, у першому стовпці якої відображені відібрані об'єкти, а в наступних - характеристики цих об'єктів, у відповідності з заданими у запиті параметрами.
Для друку звіту, створеного на основі запиту, можуть бути використані засоби системи. Також можна скористатися командою "Excel" з контекстного меню, у результаті чого система передасть результат запиту у програму Excel. У подальшому можливо скористатися функціями програми Excel для редагування та друку звіту.

Завантаження картки об'єкту із звіту.

Для відібраного у результаті запиту об'єкту можливо завантаження його картки. Для цього клацніть два рази лівою кнопкою мишки по рядку, який містить інформацію про потрібний об'єкт.

Вилучення елементів відповіді.

У разі необхідності, у відповіді можна усунути непотрібні рядки, для формування звіту у табличному вигляді. Для цього необхідно натиснути клавіатурну комбінацію "Ctrl'+ "Y" або вибрати пункт меню:

Редагування -> Вилучити

4.6.4 Виконання запиту.

Виконання запиту відбувається у момент переходу від закладки "Запит" до закладки "Відповідь". При цьому повторний запит виконується тільки при зміні змісту побудованого запиту. Це дозволяє багаторазово переглядати запит та його результат, не виконуючи сам запит повторно. У тому випадку, якщо у запит вносяться будь-які зміни, він виконується знов. Таким чином, у разі необхідності, Ви можете уточнити умови запиту і виконати його повторно.
Для примусового виконання запиту виберіть з меню команду:

Операції --> Виконати запит

Або натисніть клавішу "Ctrl" + "F3". Крім того, викликати цю команду можна, використовуючи контекстне меню, натиснувши праву кнопку мишки.

4.6.5 Створення нового запиту.

Розглянемо створення нового запиту на прикладі запиту: "Прострочені договори". Цей запит можна сформулювати словами так: "Знайти усі кредитні договори у яких "дата закінчення договору" менша за вказану, та немає параметру "дата закриття договору".

4.6.5.1 Крок 1. Створення картки нового запиту.

Для створення нового запиту виберіть з меню команду:

Операції --> Новий запит

або натисніть відповідну кнопку на панелі інструментів (дивись розділ "Основна панель інструментів");
або натисніть комбінацію функціональних клавіш "Shift" + "F3".

При цьому система завантажує пусту картку для формування нового запиту.

4.6.5.2 Крок 2. Додання параметру "найти"

Створення нового запиту починається із введення параметру "найти". Параметр "найти" додається як звичайний параметр. Відзнака полягає в тому, що даний параметр додається не до об'єкту, а в робоче поле картки. Для цього у робочому полі картки викликаємо контекстне меню (Малюнок 6), натиснувши праву клавішу мишки і вибираємо пункт "Додати параметр".

Малюнок 6. Виклик контекстного меню для додання параметру "найти".

У вікні, що з'явилося, (Малюнок 7) вибираємо параметр "найти".

Малюнок 7. Вікно вибору параметру "найти".

Результатом буде вікно, відображене на Малюнку 8.

Малюнок 8. Результат додання параметру "найти".

4.6.5.3 Крок 3. Вибір "об'єкту пошуку".

Після додання параметру "найти" необхідно вибрати у поле "що" об'єкт пошуку (Малюнок 9) Об'єкт пошуку - це об'єкт, який виступає в якості основного шаблону відбору об'єктів з Бази Знань (тобто це той тип об'єкту який потрібно знайти).

Малюнок 9. Вибір "об'єкту пошуку".

4.6.5.4 Крок 4. Додання "об'єкту шаблону".

Після цього, використовуючи команду "Додати об'єкт" з контекстного меню (Малюнок 10), або за допомогою меню:

Правка --> Об'єкт

або за допомогою клавіатурної комбінації "Ctrl" + "+", вибирається сам об'єкт-шаблон (Малюнок 11).

Малюнок 10. Виклик контекстного меню для додання "об'єкту шаблону".

Малюнок 11. Вибір "об'єкту шаблону".

В результаті відбувається додання у картку запиту безпосередньо об'єкту-шаблону (Малюнок 12)

Малюнок 12. Результат додання "об'єкту шаблону".

4.6.5.5 Крок 5. Зв'язування параметру "найти" з "об'єктом-шаблоном".

Занесений об'єкт у поле "що" параметру "знайти" необхідно зв'язати з "об'єктом-шаблоном". Для цього у полі "що" необхідно виконати команду "Властивість" (Викликавши контекстне меню правою клавішею мишки Див. Малюнок 13). У діалоговому вікні, яке з'явиться, потрібно вказати у полі "індекс" значення індексу, яке відповідає індексу об'єкту-шаблону (Малюнок 14).

Малюнок 13. Виклик діалогу "Властивість".

Малюнок 14. Зв'язування параметру "найти" з об'єктом-шаблоном.

Малюнок 15. Результат зв'язування параметру "найти" з об'єктом-шаблоном.

4.6.5.6 Крок 6. Додання необхідного параметру.

4.6.5.7 Крок 7. Встановлення значень параметру.

Задаємо значення параметру "дата закінчення договору". Для цього двічі клацаємо мишкою на параметрі. З'являється поле для занесення дати (Малюнок 23), за допомогою календарика вибираємо потрібну дату, та встановлюємо для неї відповідний полу-інтервал, Малюнок 24 (детальніше див. розділ "Введення дати").

Малюнок 23. Встановлюємо значення параметру "Дата закінчення договору".

Малюнок 24. Встановлюємо полу інтервал для параметру "Дата закінчення договору".

Малюнок 25. Готовий запит "Прострочені договори".

4.6.5.8 Крок 8. Результат обробки запиту.

Для одержання результату вибираємо закладку "Відповідь" (Малюнок 26)

Малюнок 26. Результат обробки запиту.

Додаток:

• Параметри опису об'єкту-шаблону задаються так само, як і параметри опису звичайного об'єкту. При цьому в якості значень параметрів можливо використання інтервалів і полу інтервалів.
• Для вибору об'єктів без певних параметрів необхідно використовувати такі параметри із запереченням (як у цьому прикладі).
• Для завдання різноманітних варіантів відбору об'єктів використовується логічна операція "АБО". Ця операція у поєднанні із запереченням також використовується у випадку, коли необхідно видати значення параметру поза залежністю від того, є він у картці або немає (якщо не використати логічну операцію "АБО", то будуть відібрані тільки ті об'єкти, у яких даний параметр існує).
• У запиті можуть бути використані і інші об'єкти, наприклад у випадку, коли необхідно відібрати об' єкти, які зв'язані з іншими об'єктами із заданими характеристиками. Такі об'єкти додаються аналогічним способом. Зв'язок між об'єктами встановлюється за допомогою команди "властивість", аналогічно зв'язуванню параметру "найти" з об'єктом-шаблоном.
• У запиті також можуть бути вказані операції над множинами: мінімум, максимум, сума, кількість і ін. Множинні операції можуть бути використані як над результатом запиту, так і для кожного об'єкту, якщо такий об'єкт містить множинні значення будь-якого параметру. У випадку використання множинних операцій над результатом запиту, необхідно у картку запиту додати відповідний параметр (наприклад, "максимум") після параметру "найти". Після цього для добавленого параметру вказується параметр опису об'єкту, для якого необхідно виконати дану дію (для прикладу знайти максимум). Після виконання запиту у цей параметр буде занесений результат.
• Якщо необхідно використати множинні операції над об'єктом, то відповідний параметр додається до опису об'єкту. Параметр, для якого проводиться розрахунок, вказується в якості аргументу.

4.7 Як дозволити виконання макросу.

Дані, необхідні для друку бухгалтерських звітів "Головна книга", "Журнал ордер", "Оборотно-сальдовий+Аналiтiка" та "Шахматка по оборотам" передаються у програму MS Excel. Для експорту даних в Excel використовується програма - макрос. Для коректного друку звітів необхідно дозволити виконання цієї програми макросу.

Малюнок 27. Попередження системи безпеки

Для цього у програмі MS Excel потрібно встановити середній або високий рівень безпеки під час виконання макросів (меню Сервіс ' Параметри ' Безпека ' Безпека макросів). Якщо встановлений низький рівень безпеки, існує можливість виконання потенційно небезпечного макросу. Якщо встановлений середній рівень безпеки макросів, для виконання макросу під час першого разу необхідно буде зареєструвати підпис ( Малюнок 27).

1. Поставити галочку "Всегда доверять макросам из этого источника";
2. Натиснути кнопку "Не отключать макросы";
3. Якщо поставити галочку неможливо, то необхідно використати кнопку "Настройка...";
4. Натиснути кнопку "Просмотр сертификата";
5. Натиснути кнопку "Установить сертификат".

Малюнок 28. Інформація про цифровий підпис.

Малюнок 29. Сертифікат

Далі необхідно виконати "Мастер импорта сертификатов" ( кілька разів натиснути кнопку "Далее >" і у кінці "Готово" ).Тепер всі ВІКНА можна закрити, а при наступному запуску макросу, буде можливо виконати пункти 1. та 2.